ODPEM verschärft Bestandskontrollen, nachdem der Auditor General Lücken bei der Hurricane-Melissa-Hilfe beanstandet

Das Office of Disaster Preparedness and Emergency Management (ODPEM) erklärt, dass es seinen Bestandskontrollrahmen gestärkt hat, sodass er nun der Comprehensive Asset Management Policy der Regierung von Jamaika aus dem Jahr 2020 entspricht.

Der Schritt folgt auf eine Bewertung des Auditor General’s Department (AuGD) früher in diesem Jahr, die schwerwiegende Verstöße und Schwächen in den Compliance- und Informationstechnologie-Prüfberichten der ODPEM zur Hurricane Melissa Relief Initiative der Regierung feststellte. Der Auditor General hatte die Inventaraufsicht hervorgehoben, und ODPEM hat anerkannt, dass strengere Sicherungsmaßnahmen erforderlich sind und dass die Arbeit zur vollständigen Einführung der notwendigen Verfahren bereits im Gange ist.

In einer Eingabe an das Public Accounts Committee (PAC) des Parlaments erklärte ODPEM: „Zu diesen Schritten gehören die fortgesetzte Nutzung von Empfangs- und Ausgabebelegen zur Sicherung einer angemessenen Transaktionsdokumentation, die Regularisierung und Aktualisierung der Inventaraufzeichnungen für Hilfslieferungen und Geräte, die laufende Entwicklung des Inventarmoduls des Disaster Management Information System (DMIS) zur Unterstützung einer vollständigeren Echtzeit-Erfassung und -Berichterstattung von Vermögenswerten sowie die Überprüfung nach Hurricane Melissa der Inventory Management Policy, der Inventory Management Standard Operating Procedure und des Warehouse Manual der ODPEM zur vollständigen operativen Durchsetzung.“

Die Behörde verwies auf Waren im Wert von 59,6 Millionen $ und 200 Starlink-Einheiten im Wert von 12,12 Millionen $, die das AuGD hervorgehoben hatte. Diese Posten sind nun in den Inventarbüchern der ODPEM ausgewiesen.

ODPEM erklärte, dass sein Logistics Team weiterhin Priorität darauf lege, das System SAGE 300 auf den neuesten Stand zu bringen, und verwies auf dessen Verbindung zur Buchhaltungsplattform der Organisation und dessen Bedeutung für den Abschluss der erforderlichen Jahresabschlussprüfung. „Parallel dazu wird das DMIS-Inventarmodul kontinuierlich getestet und validiert, um seine Funktionalität, Interoperabilität und operative Bereitschaft sicherzustellen. Die folgenden Segmente des DMIS-Inventarmoduls sollen zu Beginn des zweiten Quartals 2026 voll einsatzfähig sein“, erklärte ODPEM.

Funktionen für die Nachversorgung, die Last-Mile-Zustellung, erweiterte Dashboards, die Nachverfolgung von Bargeld, die Partnerintegration und eine mobile Anwendung sollen im zweiten und dritten Quartal 2026 eingeführt werden.

Der Bericht des Auditor General, der vor fünf Monaten im Parlament vorgelegt wurde, stellte fest, dass Lebensmittel, Planen und Wasser im Wert von 59,6 Millionen $ nicht in der Inventar- oder Lagervokumentation der ODPEM erschienen, und verwies auf schwache Regelungen zur Erfassung, Überwachung und Abstimmung von Beständen und Vermögenswerten.

Laut dem AuGD-Bericht „untergraben diese Mängel die Rechenschaftspflicht, die Aufsicht des Managements und die Verlässlichkeit der Finanzberichterstattung und bestehen fort, obwohl ähnliche Probleme bereits im Juli 2024 vom Auditor General’s Department hervorgehoben wurden sowie trotz gesetzlicher Anforderungen nach dem Disaster Risk Management Act.“

ODPEM teilte den Prüfern mit, dass sein Lager weiterhin auf papierne Empfangs- und Ausgabebelege setzt, bevor Informationen in ein elektronisches System eingegeben werden – eine Darstellung, die im Widerspruch zu früheren Angaben stand, wonach SAGE 300 die Inventarverwaltung übernehme. Den Prüfern wurde kein Nachweis vorgelegt, dass die elektronischen Aufzeichnungen später aktualisiert wurden. Obwohl ODPEM erklärte, die Aktualisierung werde bis zum 9. Januar 2026 abgeschlossen sein, blieb die Arbeit unvollendet, und es war kein fester Termin für die vollständige Fertigstellung gesetzt worden.

Von den 200 gekauften Starlink-Geräten gingen 120 an 17 Organisationen, doch nur 13 dieser Organisationen bestätigten den Empfang von 86 Einheiten. Prüfungen bei acht Organisationen ergaben, dass alle 41 untersuchten Geräte ungenutzt und weiterhin eingelagert waren. Fünf Organisationen hatten die Einheiten nicht in ihren Vermögensregistern aufgeführt, während drei Municipal Corporations erklärten, die Geräte seien nie in das kommunale Inventar eingegangen und seien direkt an Councillors übergeben worden.