L’ODPEM renforce ses contrôles de stocks après que le vérificateur général a signalé des lacunes dans l’aide liée à l’ouragan Melissa

L’Office of Disaster Preparedness and Emergency Management (ODPEM) affirme avoir renforcé son cadre de contrôle des stocks afin qu’il soit désormais conforme à la Comprehensive Asset Management Policy de 2020 du Gouvernement de la Jamaïque.

Cette démarche fait suite à une évaluation du Auditor General’s Department (AuGD) plus tôt cette année, qui a relevé de graves manquements et faiblesses dans les Compliance and Information Technology Audit Reports de l’ODPEM portant sur la Hurricane Melissa Relief Initiative du gouvernement. Le vérificateur général avait ciblé la surveillance des inventaires, et l’ODPEM a reconnu que des garde-fous plus stricts sont nécessaires et que les travaux visant à mettre pleinement en place les procédures requises sont déjà en cours.

Dans une soumission au Public Accounts Committee (PAC) du Parlement, l’ODPEM a déclaré : « Ces mesures comprennent le recours continu aux bons de réception et de sortie afin de préserver une piste de transactions adéquate, la régularisation et la mise à jour des registres d’inventaire pour les fournitures et appareils de secours, le développement en cours du module d’inventaire du Disaster Management Information System (DMIS) pour soutenir un enregistrement et une déclaration des actifs en temps réel plus complets, ainsi que l’examen post-ouragan Melissa de l’Inventory Management Policy, de l’Inventory Management Standard Operating Procedure et du Warehouse Manual de l’ODPEM en vue d’une application opérationnelle intégrale. »

L’agence a évoqué des marchandises d’une valeur de 59,6 millions de dollars et 200 unités Starlink d’une valeur de 12,12 millions de dollars que l’AuGD avait mises en évidence. Ces articles figurent désormais dans les grands livres d’inventaire de l’ODPEM.

L’ODPEM a indiqué que son Logistics Team continue de donner la priorité à la mise à jour du système SAGE 300, citant son lien avec la plateforme comptable de l’organisation et son importance pour achever les travaux d’audit de fin d’exercice requis. « Parallèlement, le module d’inventaire du DMIS fait l’objet de tests et de validations continus afin d’assurer sa fonctionnalité, son interopérabilité et sa préparation opérationnelle. Les segments suivants du module d’inventaire du DMIS doivent être pleinement opérationnels au début du T2 2026 », a déclaré l’ODPEM.

Des fonctionnalités couvrant le réapprovisionnement, la livraison du dernier kilomètre, des tableaux de bord avancés, le suivi des liquidités, l’intégration des partenaires et une application mobile doivent être déployées au cours des deuxième et troisième trimestres de 2026.

Le rapport du vérificateur général, déposé au Parlement il y a cinq mois, a constaté que des denrées alimentaires, des bâches et de l’eau d’une valeur de 59,6 millions de dollars n’apparaissaient pas dans l’inventaire ni dans la documentation des entrepôts de l’ODPEM, ce qui mettait en évidence des dispositifs faibles pour l’enregistrement, le suivi et le rapprochement des stocks et des actifs.

Selon le rapport de l’AuGD, « ces lacunes minent la responsabilisation, la surveillance de la direction et la fiabilité de l’information financière, et persistent malgré des problèmes similaires déjà soulignés par le Auditor General’s Department en juillet 2024, ainsi que les exigences légales prévues par le Disaster Risk Management Act. »

L’ODPEM a indiqué aux auditeurs que son entrepôt s’appuie encore sur des bons papier de réception et de sortie avant que les informations ne soient saisies dans un système électronique — un récit qui contredisait des affirmations antérieures selon lesquelles SAGE 300 gérait la gestion des inventaires. Aucune preuve n’a été présentée aux auditeurs que les registres électroniques avaient ensuite été mis à jour. Bien que l’ODPEM ait indiqué que la mise à jour serait achevée d’ici le 9 janvier 2026, le travail restait inachevé et aucune date ferme de finalisation n’avait été fixée.

Sur les 200 appareils Starlink achetés, 120 ont été remis à 17 organisations, or seules 13 de ces organisations ont confirmé avoir reçu 86 unités. Des vérifications auprès de huit organisations ont constaté que les 41 appareils inspectés étaient inutilisés et encore entreposés. Cinq organisations n’avaient pas inscrit les unités dans leurs registres d’actifs, tandis que trois corporations municipales ont indiqué que les appareils n’étaient jamais entrés dans l’inventaire municipal et avaient été remis directement aux conseillers municipaux.