L’ODPEM rafforza i controlli sulle scorte dopo che l’Auditor General segnala lacune negli aiuti per l’uragano Melissa

L’Office of Disaster Preparedness and Emergency Management (ODPEM) afferma di aver rafforzato il proprio quadro di controllo delle scorte in modo che ora sia conforme alla Comprehensive Asset Management Policy del 2020 del Government of Jamaica.

La misura arriva dopo che una valutazione dell’Auditor General’s Department (AuGD) all’inizio di quest’anno ha individuato gravi violazioni e debolezze nei Compliance and Information Technology Audit Reports dell’ODPEM relativi alla Hurricane Melissa Relief Initiative del Governo. L’Auditor General aveva messo a fuoco la vigilanza sull’inventario, e l’ODPEM ha riconosciuto che sono necessarie tutele più rigorose e che il lavoro per mettere pienamente in atto le procedure necessarie è già in corso.

In un documento presentato al Public Accounts Committee (PAC) del Parlamento, l’ODPEM ha dichiarato: «Queste misure includono l’uso continuato di ricevute e buoni di uscita per preservare una traccia adeguata delle transazioni, la regolarizzazione e l’aggiornamento dei registri di inventario per le scorte di soccorso e i dispositivi, lo sviluppo in corso del modulo di inventario del Disaster Management Information System (DMIS) per sostenere una registrazione e una rendicontazione degli asset in tempo reale più complete, e la revisione successiva all’uragano Melissa della Inventory Management Policy, della Inventory Management Standard Operating Procedure e del Warehouse Manual dell’ODPEM per una piena applicazione operativa».

L’agenzia ha indicato merci per un valore di 59,6 milioni di dollari e 200 unità Starlink del valore di 12,12 milioni di dollari che l’AuGD aveva messo in evidenza. Tali beni risultano ora nei libri di inventario dell’ODPEM.

L’ODPEM ha dichiarato che il suo Logistics Team continua a dare priorità all’aggiornamento del sistema SAGE 300, citando il collegamento con la piattaforma contabile dell’organizzazione e la sua importanza per completare il lavoro di revisione di fine anno richiesto. «Parallelamente, il modulo di inventario del DMIS è sottoposto a test e validazione continui per garantirne funzionalità, interoperabilità e prontezza operativa. I seguenti segmenti del modulo di inventario del DMIS saranno pienamente operativi all’inizio del secondo trimestre del 2026», ha dichiarato l’ODPEM.

Funzionalità relative al rifornimento delle scorte, alla consegna last-mile, a dashboard avanzate, al tracciamento della liquidità, all’integrazione dei partner e a un’applicazione mobile sono previste per il rilascio nel secondo e terzo trimestre del 2026.

Il rapporto dell’Auditor General, depositato in Parlamento cinque mesi fa, ha accertato che cibo, teloni e acqua del valore di 59,6 milioni di dollari non comparivano nella documentazione di inventario o di magazzino dell’ODPEM, evidenziando disposizioni deboli per la registrazione, il monitoraggio e la riconciliazione di scorte e asset.

Secondo il rapporto dell’AuGD, «queste carenze minano la responsabilità, la vigilanza gestionale e l’affidabilità della rendicontazione finanziaria e persistono nonostante questioni simili siano state evidenziate dall’Auditor General’s Department nel luglio 2024, nonché nonostante i requisiti statutari previsti dal Disaster Risk Management Act».

L’ODPEM ha detto ai revisori che il suo magazzino si basa ancora su ricevute e buoni di uscita cartacei prima che le informazioni vengano immesse in un sistema elettronico — un resoconto in contrasto con affermazioni precedenti secondo cui SAGE 300 gestiva l’inventario. Ai revisori non è stata mostrata prova che i registri elettronici fossero stati successivamente aggiornati. Sebbene l’ODPEM avesse dichiarato che l’aggiornamento sarebbe stato completato entro il 9 gennaio 2026, il lavoro rimaneva incompleto e non era stata fissata una data certa per il completamento pieno.

Dei 200 dispositivi Starlink acquistati, 120 sono andati a 17 organizzazioni, ma solo 13 di queste hanno riconosciuto di aver ricevuto 86 unità. Controlli presso otto organizzazioni hanno accertato che tutti i 41 dispositivi ispezionati erano inutilizzati e ancora in deposito. Cinque organizzazioni non avevano elencato le unità nei propri registri degli asset, mentre tre municipal corporations hanno dichiarato che i dispositivi non erano mai entrati nell’inventario municipale ed erano stati consegnati direttamente ai Consiglieri.