ODPEM reforça controles de estoque após Auditor-Geral apontar falhas na ajuda do furacão Melissa

O Office of Disaster Preparedness and Emergency Management (ODPEM) afirma ter reforçado o seu quadro de controle de estoque para que agora esteja conforme a Comprehensive Asset Management Policy de 2020 do Governo da Jamaica.

A medida surge após uma avaliação do Auditor General’s Department (AuGD) no início deste ano ter identificado violações graves e fragilidades nos Compliance and Information Technology Audit Reports do ODPEM relativos à Hurricane Melissa Relief Initiative do Governo. O Auditor-Geral tinha destacado a supervisão de inventário, e o ODPEM aceitou que salvaguardas mais rigorosas são necessárias e que o trabalho para colocar integralmente em vigor os procedimentos necessários já está em curso.

Numa submissão ao Public Accounts Committee (PAC) do Parlamento, o ODPEM declarou: “Estas medidas incluem o uso contínuo de vouchers de receção e emissão para preservar um rasto adequado de transações, a regularização e atualização dos registos de inventário de suprimentos e dispositivos de ajuda, o desenvolvimento contínuo do módulo de inventário do Disaster Management Information System (DMIS) para apoiar um registo e relato de ativos em tempo real mais completo, e a revisão pós-furacão Melissa da Inventory Management Policy, do Inventory Management Standard Operating Procedure e do Warehouse Manual do ODPEM para plena aplicação operacional.”

A agência apontou para mercadorias no valor de $59,6 milhões e 200 unidades Starlink no valor de $12,12 milhões que o AuGD tinha destacado. Esses itens constam agora dos livros de inventário do ODPEM.

O ODPEM afirmou que a sua Logistics Team continua a priorizar a atualização do sistema SAGE 300, citando a sua ligação à plataforma contabilística da organização e a sua importância para concluir o trabalho de auditoria de fim de ano exigido. “Simultaneamente, o módulo de inventário do DMIS está a ser submetido a testes e validação contínuos para garantir a sua funcionalidade, interoperabilidade e prontidão operacional. Os seguintes segmentos do módulo de inventário do DMIS deverão estar plenamente operacionais no início do 2.º trimestre de 2026,” declarou o ODPEM.

Funcionalidades que abrangem reposição de stocks, entrega de última milha, painéis avançados, rastreamento de numerário, integração de parceiros e uma aplicação móvel estão previstas para implementação ao longo do segundo e terceiro trimestres de 2026.

O relatório do Auditor-Geral, apresentado no Parlamento há cinco meses, concluiu que alimentos, lonas e água no valor de $59,6 milhões não figuravam na documentação de inventário ou de armazéns do ODPEM, apontando para arranjos fracos de registo, monitorização e reconciliação de stocks e ativos.

Segundo o relatório do AuGD, “estas deficiências minam a responsabilização, a supervisão de gestão e a fiabilidade do relato financeiro e persistem apesar de questões semelhantes terem sido destacadas pelo Auditor General’s Department em julho de 2024, bem como de requisitos estatutários ao abrigo do Disaster Risk Management Act.”

O ODPEM disse aos auditores que o seu armazém ainda depende de vouchers em papel de receção e emissão antes de a informação ser introduzida num sistema eletrónico — um relato que contradizia afirmações anteriores de que o SAGE 300 geria o inventário. Não foi apresentada aos auditores prova de que os registos eletrónicos tenham sido posteriormente atualizados. Embora o ODPEM tenha dito que a atualização ficaria concluída até 9 de janeiro de 2026, o trabalho permanecia por terminar e nenhuma data firme para a conclusão plena tinha sido definida.

Dos 200 dispositivos Starlink adquiridos, 120 foram para 17 organizações, mas apenas 13 dessas organizações confirmaram a receção de 86 unidades. Verificações em oito organizações constataram que todos os 41 dispositivos inspecionados estavam por utilizar e ainda armazenados. Cinco organizações não tinham listado as unidades nos seus registos de ativos, enquanto três municipal corporations afirmaram que os dispositivos nunca entraram no inventário municipal e foram entregues diretamente a Councillors.