ODPEM усиливает контроль запасов после замечаний Генерального аудитора о пробелах в помощи после урагана Melissa

Управление по подготовке к бедствиям и чрезвычайному управлению (ODPEM) сообщает, что усилило систему контроля запасов, чтобы она теперь соответствовала Комплексной политике управления активами Правительства Ямайки 2020 года.

Этот шаг последовал после оценки Департамента Генерального аудитора (AuGD) ранее в этом году, которая выявила серьёзные нарушения и слабые места в отчётах ODPEM по аудиту соблюдения требований и информационных технологий, охватывающих правительственную Инициативу помощи после урагана Melissa. Генеральный аудитор особо указал на надзор за запасами, и ODPEM признало, что необходимы более жёсткие меры защиты и что работа по полному внедрению необходимых процедур уже ведётся.

В представлении Комитету парламента по государственным счетам (PAC) ODPEM заявило: «Эти шаги включают продолжение использования приходных и расходных ваучеров для сохранения надлежащего следа транзакций, упорядочение и обновление учётных записей запасов гуманитарных поставок и устройств, продолжающуюся разработку модуля учёта запасов Системы информации по управлению бедствиями (DMIS) для поддержки более полного учёта и отчётности по активам в режиме реального времени, а также пересмотр после урагана Melissa Политики управления запасами ODPEM, Стандартной операционной процедуры управления запасами и Складского руководства для полного операционного исполнения.»

Агентство указало на товары стоимостью $59,6 млн и 200 устройств Starlink стоимостью $12,12 млн, которые выделил AuGD. Эти позиции теперь отражены в учётных книгах запасов ODPEM.

ODPEM сообщило, что его Логистическая группа по-прежнему уделяет приоритетное внимание актуализации системы SAGE 300, ссылаясь на её связь с бухгалтерской платформой организации и её важность для завершения необходимой работы по годовому аудиту. «Одновременно модуль учёта запасов DMIS проходит непрерывное тестирование и валидацию для обеспечения его функциональности, совместимости и операционной готовности. Следующие сегменты модуля учёта запасов DMIS должны быть полностью введены в эксплуатацию в начале II квартала 2026 года», — заявило ODPEM.

Функции, охватывающие пополнение поставок, доставку на «последней миле», расширенные панели мониторинга, отслеживание денежных средств, интеграцию с партнёрами и мобильное приложение, запланированы к внедрению во втором и третьем кварталах 2026 года.

В докладе Генерального аудитора, представленном в парламент пять месяцев назад, установлено, что продукты питания, брезенты и вода стоимостью $59,6 млн не фигурировали в документации по запасам или складам ODPEM, что указывает на слабые механизмы регистрации, мониторинга и сверки запасов и активов.

Согласно отчёту AuGD, «эти недостатки подрывают подотчётность, управленческий надзор и достоверность финансовой отчётности и сохраняются несмотря на то, что аналогичные проблемы были отмечены Департаментом Генерального аудитора в июле 2024 года, а также несмотря на законодательные требования Закона об управлении рисками бедствий».

ODPEM сообщило аудиторам, что его склад по-прежнему опирается на бумажные приходные и расходные ваучеры до того, как информация вносится в электронную систему — объяснение, которое противоречило более ранним заявлениям о том, что учётом запасов занимается SAGE 300. Аудиторам не было представлено доказательств того, что электронные записи были впоследствии актуализированы. Хотя ODPEM заявило, что обновление будет завершено к 9 января 2026 года, работа осталась незавершённой, и твёрдая дата полного завершения не была установлена.

Из 200 приобретённых устройств Starlink 120 были переданы 17 организациям, однако лишь 13 из этих организаций подтвердили получение 86 единиц. Проверки в восьми организациях показали, что все 41 осмотренное устройство не использовалось и по-прежнему хранилось. Пять организаций не внесли устройства в свои реестры активов, а три муниципальные корпорации заявили, что устройства никогда не поступали в муниципальный учёт запасов и были переданы напрямую советникам.